使知识管理像组织的其余部分一样敏捷

如何使您的组织变得敏捷？如果遵循“敏捷宣言”的宗旨（关于软件开发敏捷性的开创性文档），您将找到围绕使业务运营更加灵活和可扩展的答案。

然而，“敏捷宣言”中奇怪地缺少一个主题，那就是知识管理。容易忽视敏捷知识管理过程作为整体敏捷性构建模块的重要性。但是，事实是，如果没有敏捷的方法来管理和共享企业内的信息，您将很难实现一个敏捷的组织。

这里介绍了敏捷知识管理的含义，以及领导力如何帮助使组织实现信息敏捷性。

什么是信息敏捷性？

创建“敏捷宣言”是对传统软件开发实践进行全面检查的一种方式。根据“宣言”，组织应该优先考虑实现完美的过程；简单而不是复杂；以及业务管理和技术人员之间的无缝沟通，仅举几个文档的重点。

尽管“敏捷宣言”的作者考虑的是软件开发，而不是知识管理，但他们所拥护的许多原则也可以应用于管理和共享信息的艺术。敏捷的知识管理方法包括以下内容。

开放的变化

您今天的知识管理要求明天可能会更改。您的知识管理过程应设计为包含并支持不断变化的需求。

注重结果

知识管理解决方案的成功与否应基于其是否有效并有效地实现其预期目标，而不是从各个方面是否完美来评估。完美是一种干扰。

简单

知识管理系统应尽可能优先考虑简单性。最好拥有一个易于创建，管理和使用的系统，而不是复杂但过于复杂的系统。

连续的提高

无论您的知识管理解决方案今天多么有效，总有机会将其改进。为此，您的组织应始终如一地评估当前系统，并确定改进它的方法。

技术流程与业务目标之间的一致性

如果不能满足业务需求，那么技术上最复杂的知识管理解决方案将一文不值。因此，管理人员和技术人员必须紧密合作，以确保知识管理工具的设计和实现能够反映实际的业务需求，而不是抽象的技术概念（不一定会转化为业务价值）。

所有这些概念都反映了“敏捷宣言”中阐明的想法。它们是设计可增强组织整体敏捷性的知识管理解决方案的良好起点。

敏捷知识管理的其他素质

也就是说，敏捷知识管理不应仅基于敏捷软件运动的原理。毕竟，知识管理不是软件开发。

为了实现信息敏捷性，添加了一些关键原则。

知识管理应该是一项自助服务

首要的原则是，只要有可能，知识管理系统的用户就可以在不需要他人帮助的情况下独自摆脱自己的需求。换句话说，知识应该是自助的。

自助服务并不是在敏捷软件运动的背景下出现的，这可能是因为在您处理软件时，这个概念并没有多大意义。（大多数软件最终用户不需要自己“服务”他们的软件。）

但是，在知识管理方面，自助服务是确保无缝，高效地访问信息的关键。您将知识管理工具的用户与这些工具所承载的信息分隔开的障碍越多，敏捷性就越小。

面对面的知识共享并不理想

“敏捷宣言”的原则之一是“向开发团队内部传递信息的最有效方法是面对面的交谈。”

对于软件开发人员来说，开会确实是协调计划和共享信息的最佳方法。但是，当您要处理整个组织的知识管理时，依靠会议很少是最好的方法。

在许多方面，会议都是共享知识的低效方式。他们需要努力协调。他们创造了“死时间”，您浪费时间等待其他参与者出现。对于由于各种原因而难以使用可听信息的人来说，它们是不利的。

这并不是说您应该避免在敏捷组织中完全开会。这显然是不切实际的。但是您的知识管理工具应设计为可帮助您最大程度地减少组织会议的次数，以共享或提供对信息的访问

为了说明这一点，请考虑一个需要学习如何在您的企业中使用新软件应用程序的员工的示例。传达知识的一种方法是与已经在使用该应用程序的人进行面对面的教程。那会行得通，但是这将浪费两名员工的时间。更好的解决方案是需要学习该工具的员工可以在最方便的时间访问数字指令。这些说明可以重用于需要学习同一工具的任何其他员工。而且，它们还可以通过协作功能轻松扩展，使人们可以在需要时提出问题。

问题应受到欢迎，但应尽量减少

无论您的知识管理工具多么完整和易于理解，用户都将不可避免地需要不时提出问题。这些问题应受到欢迎，并且您的知识管理系统应为用户提供一种简单的提问方式。

但是，与此同时，您的知识管理解决方案的设计目标应是最大程度地减少用户首先要提出的问题数量。持续不断的来回效率低下，削弱了信息的清晰度。

因此，以需要学习新软件应用程序的员工为例，该员工应该有一种在必要时提出有关该应用程序的问题的方法，并迅速从提供该软件的人员那里得到答案。但是，应尽量减少对这种往返方式的需求。例如，可以通过确保当员工正在学习软件应用程序时，可以很容易地访问其他员工先前提出的与同一主题有关的问题及其答案。

结论

在许多方面，敏捷知识管理都建立在与敏捷软件开发相同的原则上。但是，由于知识与软件不是完全一样的东西，因此在知识管理中建立敏捷性需要一些其他注意事项，以确保信息顺畅地流动，并在创建信息的人员和需要在组织内访问信息的人员之间保持最小的干扰。